Privacybeleid voor The Soul Store
Versie 0.2
Laatst bijgewerkt: september 2026
The Soul Store hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we gegevens delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u hebt.
Dit privacybeleid is onder meer van toepassing wanneer u onze website of webshop bezoekt, een bestelling plaatst, contact met ons opneemt, een klantenaccount gebruikt of zich inschrijft voor onze nieuwsbrief.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
The Soul Store
Kapellestraat 16
8020 Oostkamp
België
Ondernemingsnummer / btw-nummer: BE 0768.328.684
E-mail: hello@thesoulstore.be
Telefoon: +32 (0)494 48 16 35
Voor vragen over privacy of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via hello@thesoulstore.be.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de manier waarop u onze website en diensten gebruikt, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:
- naam en voornaam;
- facturatie- en leveringsadres;
- e-mailadres en telefoonnummer;
- bestel- en aankoopgegevens;
- betaal- en transactiegegevens;
- accountgegevens, indien u een klantenaccount gebruikt;
- communicatie met onze klantendienst;
- nieuwsbriefinschrijving en marketingvoorkeuren;
- IP-adres, apparaat- en browsergegevens;
- gegevens over het gebruik van onze website;
- cookiegegevens en andere online identificatoren.
Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk of relevant zijn voor de betreffende doeleinden.
3. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Bestellingen en levering
Wanneer u een bestelling plaatst, gebruiken wij uw persoonsgegevens om uw bestelling te registreren, verwerken, betalen en leveren en om u te informeren over de status ervan. Ook gebruiken wij deze gegevens voor retouren, terugbetalingen, garantievragen en klantenservice.
Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, precontractuele maatregelen op uw verzoek.
Betalingen via MultiSafepay
Voor het verwerken van betalingen maken wij gebruik van MultiSafepay. De voor de betaling noodzakelijke gegevens kunnen aan MultiSafepay en de bij de gekozen betaalmethode betrokken financiële instellingen worden verstrekt.
MultiSafepay verwerkt bepaalde persoonsgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, onder meer om betalingen uit te voeren en te voldoen aan wettelijke verplichtingen die gelden voor betaaldienstverleners.
The Soul Store bewaart in principe geen volledige betaalkaartgegevens.
Rechtsgrond voor de verwerking door The Soul Store: uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, naleving van wettelijke verplichtingen.
Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door MultiSafepay vindt u in het privacybeleid van MultiSafepay.
Verzending via QLS
Voor de verzending en levering van bestellingen maken wij gebruik van QLS.
Wij verstrekken aan QLS de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om uw bestelling te verwerken en te bezorgen, zoals uw naam, leveringsadres, e-mailadres en/of telefoonnummer wanneer deze nodig zijn voor bezorginformatie.
Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
Klantenservice
Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw vraag, klacht of verzoek te behandelen.
Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst, precontractuele maatregelen en/of ons gerechtvaardigd belang om klanten en geïnteresseerden correct te helpen.
Boekhouding en wettelijke verplichtingen
Wij verwerken en bewaren bepaalde bestel-, facturatie- en transactiegegevens om te voldoen aan boekhoudkundige, fiscale en andere wettelijke verplichtingen.
Rechtsgrond: naleving van een wettelijke verplichting.
4. Nieuwsbrief en MailerLite
Voor onze nieuwsbrief en e-mailmarketing maken wij gebruik van MailerLite.
Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, kunnen onder meer uw naam, e-mailadres, inschrijvingsgegevens en gegevens over de interactie met onze nieuwsbrieven via MailerLite worden verwerkt.
MailerLite verwerkt de gegevens van onze nieuwsbriefabonnees in dit verband als verwerker namens The Soul Store.
Wij sturen elektronische marketingberichten op basis van uw toestemming wanneer toestemming wettelijk vereist is. In situaties waarin de wet elektronische marketing aan bestaande klanten zonder afzonderlijke voorafgaande toestemming toestaat, kunnen wij hiervan gebruikmaken binnen de wettelijke voorwaarden.
U kunt zich op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink onderaan onze marketingmails.
Rechtsgrond: toestemming of, waar wettelijk toegestaan, ons gerechtvaardigd belang.
5. Cookies, Google en Meta
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën.
Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website en webshop kunnen zonder voorafgaande toestemming worden geplaatst.
Voor niet-strikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën, zoals cookies voor analytics, advertentiemeting, remarketing en personalisatie, vragen wij vooraf uw toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.
Met uw toestemming kunnen wij diensten van Google gebruiken voor onder meer:
- het meten en analyseren van het gebruik van onze website;
- het meten van conversies;
- het evalueren en optimaliseren van advertentiecampagnes;
- remarketing en advertentiepersonalisatie, indien geactiveerd en toegestaan.
Hierbij kunnen gegevens zoals uw IP-adres, apparaat- en browserinformatie, online identificatoren en informatie over uw gebruik van onze website door Google worden verwerkt.
Meta
Met uw toestemming kunnen wij technologieën van Meta gebruiken om de werking van onze advertenties op platformen zoals Facebook en Instagram te meten en advertentiecampagnes te optimaliseren.
Afhankelijk van de geactiveerde technologieën kunnen daarbij onder meer online identificatoren, apparaat- en browserinformatie en informatie over uw interacties met onze website worden verwerkt.
Uw cookievoorkeuren
Niet-strikt noodzakelijke analytics- en marketingtechnologieën worden alleen geactiveerd wanneer daarvoor een geldige toestemming is verkregen, voor zover toestemming wettelijk vereist is.
U kunt uw toestemming weigeren zonder dat dit de essentiële werking van de webshop verhindert. U kunt een eerder gegeven toestemming bovendien op ieder moment opnieuw intrekken of aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.
Meer informatie over de concrete cookies, aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen vindt u in ons cookiebeleid.
6. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
Voor zover noodzakelijk voor onze dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan of verwerkt door:
- MultiSafepay, voor betalingsverwerking;
- QLS, voor verzending en levering;
- MailerLite, voor nieuwsbrieven en e-mailmarketing;
- Google, voor analytics en advertenties, wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat;
- Meta, voor advertentiemeting, advertenties en gerelateerde marketingtechnologieën, wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat;
- onze hosting-, webshop- en IT-dienstverleners;
- boekhoudkundige en administratieve dienstverleners;
- professionele adviseurs en overheidsinstanties wanneer dit wettelijk vereist of noodzakelijk is.
De juridische rol van deze partijen kan verschillen. Sommige dienstverleners verwerken persoonsgegevens uitsluitend namens The Soul Store, terwijl andere partijen voor bepaalde verwerkingen zelf als verwerkingsverantwoordelijke kunnen optreden.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Bij het gebruik van bepaalde dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt of toegankelijk zijn vanuit landen buiten de EER.
Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land waarvoor geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt, zorgen wij of de betreffende dienstverlers voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, waar van toepassing aangevuld met bijkomende maatregelen.
Voor bepaalde Amerikaanse dienstverleners kan een doorgifte eveneens gebaseerd zijn op een toepasselijk adequaatheidsbesluit wanneer de betreffende onderneming geldig is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework.
8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.
Bestel-, facturatie- en boekhoudgegevens bewaren wij gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.
Gegevens over klantenservice en correspondentie bewaren wij zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is om vragen, klachten en mogelijke geschillen te behandelen.
Accountgegevens bewaren wij zolang het account actief is en vervolgens gedurende een redelijke periode wanneer dit noodzakelijk is voor administratieve, juridische of beveiligingsdoeleinden.
Nieuwsbriefgegevens worden bewaard totdat u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt. Wij kunnen vervolgens beperkte gegevens bewaren om ervoor te zorgen dat uw uitschrijving wordt gerespecteerd.
Cookie- en analyticsgegevens worden bewaard overeenkomstig de termijnen vermeld in ons cookiebeleid en de instellingen van de betreffende diensten.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist of toegestaan is.
9. Uw rechten
Binnen de voorwaarden van de AVG hebt u onder meer het recht om:
- inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- in bepaalde omstandigheden verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen;
- beperking van de verwerking te vragen;
- in bepaalde gevallen bezwaar te maken tegen de verwerking;
- bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing;
- in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens over te dragen;
- een eerder gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.
Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.
U kunt uw verzoek sturen naar hello@thesoulstore.be.
Wij behandelen uw verzoek zonder onnodige vertraging en in principe uiterlijk binnen één maand. Deze termijn kan in de gevallen voorzien door de AVG worden verlengd.
Wanneer wij redelijke twijfel hebben over uw identiteit, kunnen wij aanvullende informatie vragen die noodzakelijk is om uw identiteit te bevestigen. Wij vragen niet standaard om een kopie van uw identiteitskaart.
10. Klachten
Wanneer u vragen of klachten hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u eerst contact opnemen via hello@thesoulstore.be.
U hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
11. Geautomatiseerde besluitvorming
The Soul Store neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde beslissingen die voor u rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen, tenzij wij u hierover afzonderlijk informeren en daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.
12. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking en andere onrechtmatige verwerking.
Onze beveiligingsmaatregelen worden waar nodig geëvalueerd en aangepast rekening houdend met de aard van de persoonsgegevens, de verwerking en de bijbehorende risico’s.
13. Minderjarigen
Onze webshop is niet specifiek gericht op kinderen. Wij hebben niet de bedoeling om bewust persoonsgegevens van kinderen te verzamelen wanneer daarvoor volgens de toepasselijke wetgeving toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist is.
Wanneer u denkt dat een minderjarige zonder geldige toestemming persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, kunt u contact met ons opnemen.
14. Wijzigingen aan dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, gebruikte technologieën of toepasselijke wetgeving verandert.
De meest recente versie wordt steeds op deze pagina gepubliceerd. Bovenaan het privacybeleid vermelden wij wanneer het voor het laatst is bijgewerkt.
